Le rôle du syndic d’immeuble dans la tenue de la comptabilité normalisée de la copropriété

La nouvelle loi sur la copropriété est entrée en vigueur le 1er septembre 2010. Ses conséquences sur différents aspects de la copropriété sont importantes, et notamment sur la comptabilité par le gestionnaire d’immeuble professionnel à Namur. Nos professionnels vous informent sur les missions comptables assignées au syndic d’immeuble professionnel en 2016.

Comptabilité par un syndic d'immeubleLa tenue d’un plan comptable minimum normalisé obligatoire pour toute copropriété de plus de 20 lots

Le premier élément d’information important à savoir est qu’un plan comptable normalisé et transparent n’est obligatoire aux yeux de la loi belge que pour les copropriétés de plus de 20 lots (à l’exclusion des caves, garages et parkings). En-deçà de 20 lots, le syndic d’immeuble est autorisé à recourir à une comptabilité simplifiée reflétant au minimum : les recettes et dépenses, la situation de trésorerie, les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve et les créances et dettes des copropriétaires.

Le plan comptable normalisé pour les immeubles d’au moins 20 appartements permet à tous les copropriétaires de consulter les comptes de la copropriété par le biais de documents clairs et lisibles. Conformément à la nouvelle législation régissant la comptabilité normalisée d’une copropriété, la manière de rédiger les plans doit rester relativement uniforme d’un syndic d’immeuble à l’autre.

Que prévoit le plan comptable minimum normalisé légalement imposé aux syndics d’immeuble depuis 2010 ?

Il prévoit tout d’abord d’établir un budget prévisionnel pour pourvoir aux dépenses courantes de maintenance du bâtiment par le syndic, de fonctionnement et d’administration des parties communes de l’immeuble. Il prévoit également de préparer un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles soumis, chaque année, au vote de l’association des copropriétaires joints à l’ordre du jour de l’assemblée générale, également appelée à voter.

Il incombe aussi à chaque gestionnaire d’immeuble, indépendamment de l’envergure de la copropriété, d’ouvrir un compte distinct pour la gestion du fonds de roulement et du fonds de réserve. L’approvisionnement des comptes communs relève également de la responsabilité du syndic d’immeuble en Wallonie.

Le gestionnaire de copropriété en région namuroise a aussi pour rôle de répartir les charges entre les copropriétaires et de transmettre périodiquement ou annuellement, en fonction de l’importance de la copropriété, les décomptes aux copropriétaires. Qu’il soit périodique ou annuel, le syndic accompagne d’ordinaire ce décompte des documents qui suivent :

  • Justificatifs relatifs aux dépenses engagées par l’ensemble de la copropriété ;
  • Bilan comptable à la date de clôture ;
  • Décompte de chaque copropriétaire : il se présente soit sous la forme d’un tableau de répartition ou d’un décompte individuel ;
  • Détails portant sur certains comptes : généralement, le syndic reprend les mouvements du fonds de réserve au cours de la période considérée ;
  • Autres documents selon les syndics : détails des comptes de fournisseurs, des comptes de sinistres, des débits et crédits des comptes bancaires, …

Enfin, il revient au syndic d’immeuble d’assurer le recouvrement des montants dus et ce, conformément aux règles de déontologie et modalités administratives préétablies.

Le logiciel informatique : un outil d’aide important à la gestion comptable des copropriétés

Pour des prestations efficaces et accélérées, les syndics d’immeuble utilisent aujourd’hui des programmes de comptabilité sophistiqués qui vont notamment permettre d’uniformiser les décomptes vis-à-vis des copropriétaires. La méthode d’imputation informatisée sera à soumettre aux copropriétaires par le syndic, qui sont libres d’avaliser ou non le logiciel choisi.

Vous désirez en savoir plus sur les responsabilités endossées par un syndic d’immeuble en Wallonie ?

Prenez contact avec l’équipe de Multirent Properties Namur SPRL ! Nos gestionnaires de copropriétés se tiennent à votre entière disposition pour vous relayer toutes les informations nécessaires.

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